メールではない、英文ビジネス文書の書き方がわからない
ビジネス英語の論理的展開がわからない
そんな方のために、この記事では、
- 英文ビジネス文書における論理的文章とは
- 英文ビジネス文書の論理的構成
- つなぎ言葉一覧
についてシェアしたいと思います。
英文ビジネス文書における論理的文章
論理的文章とは何か
論理的文章とは
論理的文章とは、内容に無駄がなく整理され、論旨に一貫性があり、書き手の意図が間違いなく読み手に伝わる文章です。
伝えたいメッセージの根拠を明確にし、一貫した主張がある文章が、論理的文章と言えます。
根拠に主張と矛盾がある、文章と文章のつながりがわからない、書き手の感想に過ぎない、などは論理的文章とは言えません。
英文ビジネス文書では自分のメッセージを明確にし、相手に間違いがないように伝えなければならないため、文章の論理的展開が重要です。
英文ビジネス文書の論理的文章の書き方
論理的文章の書き方にはいくつかの方法がありますが、英文ビジネス文書では、結論（言いたいこと）を先に述べ、次に説明（理由）を述べる書き方にします。忙しい人が斜め読みをしても、とりあえず伝えたいことが伝わるようにするためです。
つなぎ言葉
論理的な文章を書くには、文章同士のつながりを意識する必要があります。何が主張で、何が根拠か読み手にわかるように、文章どうしを正しいつなぎ言葉で結ぶことで、説得力のある論理的な文章になります。
英文ビジネス文書では、論旨の一貫性が重要なため、文章と文章をつなぐ「つなぎ言葉」を論理の展開を示すために使います。これがきちんと使われていないと、論理の方向性がわからなくなるので、非常に重要です。
つなぎ言葉の主要な2つの働きは、
- 前後の文をつなぐこと
- 書いている人が、これからどういう意見を述べるつもりなのかを示すこと
です。
例えば、howeverであれば前述の否定、in contrastであれば対比などです。
日本語だと、つなぎ言葉（接続詞）が多くなると読みづらくなってしまうため、なるべく省いたほうがいいとされることもあります。省いても文脈で意味がわかるだろう、と言うのが主な理由のようです。
しかし、英文ビジネス文書では、つなぎ言葉は必ず必要です。
英文ビジネス文書は、誰が読んでも一義的な解釈になるように書かなければなりません。
様々なバックグラウンドを持つ人が読むことが想定されるため、文脈から、自分が思うように相手も解釈できるだろうと推定するのは危険です。
英文ビジネス文書の論理的構成
盛り込むべき情報は何かを考える
英文ビジネス文書を書く最初のステップは、盛り込むべき情報は何かを考えることです。
自分の伝えたいメッセージを明確にし、その根拠は何かを具体的に書くための情報です。
代理店契約の締結に関する社内文書を例に考えると、
- 代理店契約を締結する理由
- なぜ提案の代理店がいいのか
- 自分の判断と判断基準
- 読み手が結論を出せる情報
などです。
これらの情報を、論旨が一貫するようにつなぎ言葉でつなげながら、書きます。
論理的文章の具体的な構成
盛り込むべき情報は何かが決まったら、次は文章の構成です。
前述の通り、英語でビジネス文書を書く時には、どんな時でも必ず結論（言いたいこと）を先に述べ、次に説明（理由）を述べるようにします。
特に書き出しは必要ありません。
文章が複数のパラグラフになる場合は、論点をはっきりさせるために、1つのパラグラフで言いたいことは１つにします。
一行でパラグラフのまとめができるようにし、そのまとめをパラグラフの初めに書きます。そして、それだけ読めば、パラグラフ全体の趣旨がわかるようにします。
重要な論点から先に述べ、論点は多くても3つほどに留めます。それ以上になると、読み手が覚えていられなくなります。
そして、同じことを繰り返すことになるため、最後にもう一度結論を書いたり、まとめをする必要はありません。
模式的な文章構成（テンプレート）
文章の構成を模式的な表にすると、以下のようになります。
| 一番最初：文章全体の結論（まとめ） | |
| パラグラフ1
（結論の理由） |
パラグラフ1のまとめ
|
| パラグラフ2
（結論の理由） |
パラグラフ2のまとめ
|
| パラグラフ3
（結論の理由） |
パラグラフ3のまとめ
|
英文ビジネス文書の具体例
上記の構成にならった英文ビジネス文書の具体例は、以下になります。
具体例１：新しい代理店契約を結びたい
（文章全体のまとめ）We would like to sign an agency agreement with ABC Corp. to expand our market share in Europe.
（パラフラフ1のまとめ）Having additional agent for our products is a reasonable course of action, since the expansion of the global market share is in line with our company’s strategy.
- （論点1）Although we already have a sales representative in London, the rate of increase in sales in European market is slower than expected.
- （論点2）This is due partly to…
- …
（パラフラフ2のまとめ）ABC Corp. is one of the largest comprehensive distributors in Europe.
- （論点1）We expect to increase our market share by 10% with this agreement thanks to its firm ties with local retailers and strong franchise in the same field of our products.
- （論点2）According to an independent survey, ABC Corp. is….
- …
（パラグラフ3のまとめ）ABC Corp.’s creditworthiness is solid.
- （論点１）Despite the recent global pandemic which hit the company severely, it continues to remain the top European distributor.
- （論点2）We consider the crisis will not have a significant impact that would push down the company’s creditworthiness in contrast to other European distributors.
- …
具体例2：取引先の支払い延期を承認したい
（文章全体のまとめ）We would like to lengthen the payment term of XYZ Inc. as per their request.
（パラフラフ1のまとめ）The company’s profitability is still the best in the industry, although it suffered a big loss.
- （論点1）Its no. 1 position is firm in the industry. In fact, the second-tier competitors are losing market shares.
- （論点2）Additionally…
- …
（パラフラフ2のまとめ）We expect the market environment will recover in the latter half of the year.
- （論点1）The company’s loss is largely caused by the market environment and not by its operational failure.
- （論点2）Having said that…
- …
（パラフラフ3のまとめ）Payment term is expected to shorten once the company’s sales recovers.
- （論点1）The company has never been late in payment .
- （論点2）…
- …
つなぎ言葉の一覧
英文ビジネス文書でよく使われるつなぎ言葉は、以下になります。並び順は、順不同です。
同じような意味合いでも使い方が違う場合があるので（例えば「despite」と「in spite of」など）、使い方に不安がある場合は、辞書などでご確認ください。
私もしていたのですが、人が書いた文章を見て、こんな使い方ができるんだと思った言い回しは、コピペしてひとまとめにしておくと便利です。数がたまってくると、書き方に詰まった時にそれを見れば、こう書けばいいんだと言うひらめきが得られます。
| 種類 | 例 |
| 因果関係 | Because of… As a result …is caused by… …is due (largely/ partly/ mainly) to… |
| 逆説 | However Although Still Nonetheless Even so Yet In spite of Despite There is no reason to believe that… It cannot reasonably be assumed that… It is practically unthinkable that… In cannot plausibly be argued that… We encounter difficulties when… It would be difficult to… It is not enough (sufficient/ satisfactory/ adequate) to… |
| 並列 | Also Similarly Likewise In the same way Firstly/ at first/ first of all/ in the first place/ to begin with Secondly Thirdly Lastly |
| 追加 | Also Moreover Furthermore Additionally In addition to Furthermore Besides Likewise Similarly …among others (※) Another significant aspect of …is… We would want to go further and claim that… Another thing to be borne in mind here is… |
| 対比- 相違点の指摘 |
In contrast to In (by) contrast On the contrary On the other hand (In the ) meanwhile Whereas (※※) There seems to be a slight difference between A and B. |
| 対比- 共通点の指摘 |
Compared to X, Y is… In comparison with peers.. They share a certain similarities in that… |
| 対比- 関係がある |
The issue of … is not irrelevant to… X has much to do with Y. There is a close relation between A and B. |
| 選択 | Or Otherwise |
| 要約 | To put it briefly In short Concisely To summarize This can be summarized by saying that… |
| 結論 | In conclusion To sum it up As a consequence In any event (case) Anyway/ anyhow/ at all events Thus Therefore Hence Consequently Accordingly All things considered…. Our research/ analysis clearly shows that… In the course of our…, it becomes clear that… |
| 譲歩 | To the extent that That said All told Having said that Other things being equal So long as (※※※) |
| 転換 | The problem of …brings us to… Switching our attention to… As an alternative to… |
| 根拠 | Since As According to In fact …is evidenced by.. The reason why … is that… We have a good reason to believe that.. Based on our analysis, we… On the grounds that… Evidence that… can be seen in … |
| 一般化 | Basically In general Generally speaking On the whole As a rule In most cases |
| 除外 | Apart from Except With the exception of … |
| 仮定 | Let us suppose that Given that It is reasonable to suppose that… It seems reasonable to think that… On the assumption that…, we conclude that… Our view rest on the idea that… |
| 例示 | For instance (example) …, namely… …, that is to say (i.e.) … such as … including.. In other words, In particular |
| 参照 | Regarding As regards to With respect to As far as … is concerned According to |
(※) The company’s top seller products include A and B, among others.
(※※) Some of the competitors suffered a large loss whereas the company performed well.
(※※※) The company can remain in the top position in the industry so long as it succeeds in its internal reorganization.