英語の電話会議、何を言っているのか聞き取れない。つらい。。。
わかります。
ブログ主は帰国子女で外資系歴20年ほどですが、それでも電話会議は聞き取りにくいと思っています。
そこでこの記事では、
- 電話会議の英語が聞き取れない理由
- 電話会議の英語が聞き取れないときの、すぐできる対策方法
についてシェアしたいと思います。
電話会議の英語が聞き取れない原因
相手が見えない
コミュニケーションにおいては、伝わる情報の半分が、表情やボディランゲージなどの視覚情報で占められていると言います。
例えば、対面で話している場合には、こちらが理解できていない表情をしていれば、何も言わなくても別の言葉で言い直してくれたり、理解できているか確認してくれたりします。また、相手の表情から言っている内容を想像することができます。
しかし、電話では相手の顔姿が見えないので、声のトーンと言葉だけでコミュニケーションを取らないとなりません。対面で話しているときに理解の助けになっていた視覚情報がなくなるので、相手の言うことが理解しにくくなるのです。
機械越しの声は聞きとりにくい
対面で普通に話すときに比べて、オンラインの場合はかなり音声の周波数帯が狭くなっている場合があります。また、部屋の中で音が反響したりバックグラウンドの音が入ったりするため、声が聞き取りにくくなります。
日本語でも聞き取りにくい場合があるほどなので、英語だとなおさら聞き取りにくくなります。
色々なアクセントの人がいる
英語で電話会議をする際に参加している人は、アメリカ人やイギリス人など、日本人の聞き慣れた英語を話す人だけではありません。世界中の様々なアクセントを持つ人が参加します。
例えば、インド人英語はかなり特徴のあるアクセントです。
以前電話会議に参加したときにインド人の同僚の話していることがほとんどわからなかったことがあり、アメリカ人の同僚にわかった？と聞いてみたら、いや、全然わからなかったと言っていました。ネイティブであっても聞き慣れないアクセントはわかりにくいので、日本人であればなおさらです。
スピーカー・ヘッドフォンの性能が悪い
スピーカー・ヘッドフォンによっては、出力される音声周波数帯が狭いものがあります。会議室にある普通の電話のスピーカーをハンズフリーにして会議に参加している場合は、音質・音量ともに聞きにくくなります。
また、ブルートゥースのヘッドフォンなどで聞いている場合は、通信の状態によって聞きにくくなる場合があります。
マイクの性能が悪い
話している人のマイクの性能が悪く、声が拾いにくかったり、周辺の音を全部拾ってしまう場合は、聞き取りにくくなります。
電話会議の英語が聞き取れないときの、すぐできる対策方法
電話会議の英語が聞き取れないことに対する対策方法は、もちろん英語のリスニング力を上げることが一番です。しかし、それには時間がかかるため、いま困っていると言うときの解決にはなりません。
そこで、以下で今すぐできる対策を５つご紹介します。
アジェンダをチェックする
電話会議をする場合には事前に議題にすることが決まっているので、何を話すのかを事前にチェックしておくと、実際の電話会議の際の理解の助けになります。もし会議の招待だけが来た場合は、会議のホストにメールなどで尋ねるといいと思います。
会議のアジェンダを送付依頼するメールの文面
Re: Request for sending agenda on the telephone conference scheduled on Jan. 3
Dear Mr. John,
Regarding the telephone conference scheduled on Jan. 3, could you please send me the agenda if available?
Thank you.
Regards,
自分の名前
会議の資料を送ってもらう
アジェンダとともに関連する会議の資料を事前に見ておくと、実際の電話会議の際の理解の助けになります。会議のホストだけでなく資料を持っていそうな人に、メールで尋ねるといいと思います。
わざわざ作ってもらうことになると面倒だと思われる可能性があるので、もし資料があれば送ってほしいという文面にしておきます。
会議の関連資料の送付依頼メールの文面
Re: Request for related docs on the telephone conference scheduled on Jan. 3
Dear Mr. John,
Regarding the telephone conference scheduled on Jan. 3, could you please send me related documents if readily available? I would like to be fully prepared.
Thank you.
Regards,
自分の名前
性能のいいスピーカー・ヘッドフォンを用意する
性能のいいスピーカー・ヘッドフォンにすると、ノイズも少なくなり聞き取りやすくなります。
聞き取れない場合は内容を確認する
非常に重要なところを聞き逃してしまった場合は、発言者が言った内容を確認するために自分で繰り返すといいでしょう。発言を繰り返してもうらことを頼むよりも、言いやすいと思います。
もし内容が全くわからなかった場合は、言っただろう内容を想像して言います。
電話会議で聞き取れないときに確認するフレーズ
- Just to be clear, …
- To clarify, …
- Let me confirm what John just said.
- So, what you are saying is…
会議の議事録を送ってもらう
電話会議中にどうしてもわからないところがあって困った場合は、終わった後に会議の議事録（minutes）を送ってもらうように頼むことができます。
何人か会議に参加している場合は、記録しておくため、また理解に間違いがないようにするために、通常議事録を作るのが普通です。もし、送られてこない場合は、メールで送ってもらうように頼みます。
議事録の送付依頼メールの文面
Re: Request for minutes of the telephone conference dated Jan. 3
Dear Mr. John,
Could you please send me the minutes of the telephone conference dated Jan. 3? I would like to keep record and confirm what was discussed.
Thank you.
Regards,
自分の名前