英文ビジネスメール：件名の書き方

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2022.03.28
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簡単そうでわからない、英文ビジネスメールの件名の書き方。

英文ビジネスメールの件名は5語までが原則です。内容が明確かつ具体的にわかるように書き、一番最初の単語でメールの全部を表現します。一番最初の文字だけが大文字です。

この記事では、詳しく、

  • 英文ビジネスメールの件名の書き方
  • 英文ビジネスメールの件名に関する疑問

についてシェアしたいと思います。

英文メールの件名の書き方

英文ビジネスメールの件名は、メールの内容のすべてを表すものにする必要があります。

 

英文メール件名の書き方

具体的な英文メールの件名の書き方は、

  1. 件名は5語まで
  2. 件名の一番最初の単語で、メールの内容全部を表現する
  3. 明確かつ具体的に書く
  4. 最初だけ大文字にする

です。

以下で具体的にご説明します。

件名は5語まで

件名の長さ

件名の長さは、相手が読むデバイスによって、

  • PCなら最大9語まで
  • モバイルなら最大5語まで

にします。特にモバイルでは長い件名が正しく表示されないため、相手がモバイルでも読む可能性があるのであれば、5語以下にします。

この単語数は、メールの件名で表示できる文字数は決まっているという制約から来ています。その表示できる文字数は、アルファベットで、

  • PC：平均60文字
  • モバイル：平均25-30文字

です。もし文字数が長い単語を使用する場合は、単語数を5語より少なくする必要があります。

件名を短くするために省略すること

件名を短くするために、

  • 冠詞（a/the）は省略する（”Request for a catalogue”）
  • 主語・動詞がある完全な文にしない（”I would like to request a catalogue”）
  • Please（例：”Please read”）などの丁寧さを表す言葉は必要ない

をします。

“Please”と書く必要がないのは、ビジネスでメールを書く時には、相手に何かを求めている（読んでほしい、お知らせしたい、情報が欲しい）ことは明白だからです。また、件名は短くするものというコンセンサスがあるので、通常の場合はPleaseと書かなくても失礼にはなりません。

目上の人に書く場合でも、件名に”Please”は必要ありません。

一番最初の単語で、メールの内容すべてを表現する

ビジネスで英語を使う場合には、忙しい人が読んでも内容がすぐわかりように一番最初に結論がわかるような書き方が好ましいとされています。

また、たくさんメールが来ているときには、件名だけざっと目を通して読むものを判断することがあります。この場合、件名の途中の単語を拾って読むことは通常ないので、一番最初（またはその次）に書いてある単語が重要です。

例えば依頼をしたいときには、

  • Request for catalogue
  • Requesting meeting rescheduling
  • Payment request

注文された見積もりを送る時には、

  • Our quote requested on March 1
  • Quote on our dedicated services

と、一番最初の単語でメールの内容を表現します。

明確かつ具体的に書く

件名では、相手にしてほしいこと、またはこちらから伝えたいことを、明確にかつ具体的に書きます。

例えば以下の件名は、情報が十分ではありません。

  • 「Request」だけ　→何を依頼しているのかわからない
  • 「Order ＃4795」だけ　→注文番号が何なのかわからない

件名の体裁：最初だけ大文字にする

件名の最初の文字は大文字にし、その他は小文字にします。本のタイトルのように、単語ごとに最初の文字を大文字にしたり、すべてを大文字にする必要はありません。

良い）Follow-up on our meeting
悪い）Follow-Up On Our Meeting

また、

  • 件名の最後にピリオドは必要ない
  • 通常考えられる件名ではコンマはいらない

です。

英文メールの件名に関する疑問

メールを送った後、書き忘れ・訂正に気づいた。件名はどうする？

同じ内容のメールで新しい情報を足す、または訂正する場合は、基本はメールの件名は変えてはいけません。それは、

  • 件名でメールを自動フォルダ分けしてたりするので、違う名前にすると困る
  • 違う件名のメールは、違う内容だと思われる可能性がある
  • 違う件名のメールは、後々見返すことがあった時に見つけにくい

ことがあるからです。

書き忘れの場合

元の件名が短い場合

元の件名が短い場合は、以下のようにします。

元の件名（additional ｘｘｘ）

「xxx」のところには、以下のような追加したいものを書きます。

  • information (info)（情報）
  • comment（コメント）
  • request（依頼）
  • inquiry（質問）

件名はモバイルなら5語以下、PCなら9語以下にしなければならないので、付け足したい件名がそれ以上になる場合はこの方法は使えません。

元の件名が長い場合

元の件名が長い場合は、メールの内容を全部書き直す形で、新しい情報を足したメールを送ります。その際のメールのタイトルは、

  • Resend: 元のタイトル

とします。

そして、

  • メールの一番初めに”Please disregard my previous email.”（前のメールは無視してください）と書く
  • 新しく付け足した部分がわかるようにする（太字にしたり、”Additional info below.”と書くなど）

します。

訂正の場合

訂正する場合は、内容にとり違いがないように、メールの内容を全部書き直す形で、訂正版を送ります。件名は以下のようにします。

  • 元の件名（revised version）
  • Revised:元の題名

そして、

  • メールの一番初めに”Please disregard my previous email.  This is a revised version.”（前のメールは無視してください。これが訂正版です）と書く
  • 訂正箇所がわかるようにする（太字にしたりなど）

します。

件名がずっとRe:で続いているので、新しく件名を書き直したい

書き忘れたときに新しい情報を足して再送信する場合と同じく、同じ内容のメールに返信する場合は、基本はメールの件名は変えてはいけません。それは、

  • 件名でメールを自動フォルダ分けしてたりするので、違う名前にすると困る
  • 違う件名のメールは、違う内容だと思われる可能性がある
  • 違う件名のメールは、後々見返すことがあった時に見つけにくい

ことがあるからです。

メールの件名に「至急」と書きたい

メールの件名に「至急」と書きたいときは、以下のようにします。

  • URGENT:件名

ただし、本当に至急の時以外は使用しない方が無難です。

それは、いつでも「至急」と書いているとオオカミ少年のようになってしまい、迅速な対応をしてもらえない可能性があるからです。また、自分にとっては至急だけれども、相手は至急に対応する余裕がない場合、プレッシャーを与えられるのを好ましく思われない可能性があるからです。

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